Diagnosticar antes de capacitar
Cada área tenía procesos, limitantes técnicas y culturales y puntos críticos distintos. El diagnóstico definió el programa.
Adopción tecnológica
Kärcher: transformación del modelo de trabajo con Google Workspace en México y Latinoamérica
Kärcher tenía licencias de Google Workspace, pero su organización seguía trabajando en Microsoft 365. Durante seis meses, Captive acompañó la transformación de su modelo de trabajo en México y Latinoamérica, hasta que la nueva plataforma se volvió la forma habitual de comunicarse, operar y decidir.
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En resumen
Kärcher contaba con licencias de Google Workspace, pero sus equipos de México y Latinoamérica seguían trabajando en Microsoft 365. Captive convirtió esa inversión en adopción con un programa de seis meses: diagnóstico por área, formación diaria a cargo de especialistas por herramienta en varios países y horarios, y reportes automatizados en Looker Studio que también integran las fuentes de Microsoft.
Reto
Pagar licencias no es lo mismo que adoptarlas.
Diagnóstico
El reto no era técnico. Era la resistencia al cambio, las brechas de conocimiento y la dependencia de las herramientas anteriores.
Decisiones
Las decisiones que hicieron posible la transición.
Una adopción se gana o se pierde en cómo se diseña el acompañamiento. Estas fueron las decisiones centrales.
Acompañamiento continuo durante seis meses
La resistencia al cambio se trabaja en el día a día. La formación diaria y el acompañamiento sostenido convirtieron el aprendizaje en hábito.
Especialistas por herramienta
Documentos, Hojas de cálculo, datos e inteligencia de negocios exigen dominio propio. Cada tema lo impartió quien mejor lo conoce, sobre el trabajo real del equipo.
Una región, varios países y horarios
Los equipos de Latinoamérica también tenían que cambiar su forma de trabajar. Las sesiones se adaptaron a cada país y horario, y las formas de trabajo se homologaron entre equipos.
Convivir con los datos de Microsoft
Los tableros en Looker Studio integraron datos de varias fuentes, incluidas las de Microsoft, para que decidir no dependiera de dónde vive cada dato durante la transición.
Programa
Seis meses de acompañamiento continuo.
El programa avanzó por etapas que se traslapan, cada una con un cambio visible en la forma de trabajar.
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Inicio
Diagnóstico
Necesidades por área, procesos actuales, limitantes técnicas y culturales y puntos críticos de la adopción.
El programa se diseñó a partir de cómo trabaja cada equipo.
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Seis meses
Formación diaria
Capacitación estructurada y progresiva, con sesiones adaptadas a cada país y horario.
El hábito se construye con práctica continua, no con un evento.
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Durante todo el programa
Especialistas y acompañamiento
Instructores por herramienta y acompañamiento práctico en el trabajo real de cada equipo.
Las dudas se resuelven donde aparecen, en la operación diaria.
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En paralelo
Inteligencia de negocios
Tableros automatizados en Looker Studio con datos de varias fuentes, incluidas las de Microsoft.
La dirección decide con información al día sobre la nueva plataforma.
Resultados
Lo que cambió en la organización.
- Los equipos de México y Latinoamérica trabajan en Google Workspace como su plataforma habitual.
- La adopción se sostiene, con menos resistencia al cambio gracias al acompañamiento continuo.
- Los reportes clave se automatizaron y los datos quedaron centralizados.
- Las decisiones se toman con información al día.
- Las formas de trabajo se homologaron entre países, con mayor consistencia operativa en la región.
- Equipos más autónomos y alineados a un nuevo modelo de trabajo digital.
Lecciones
Lecciones para quien dirige una adopción tecnológica.
La licencia es el inicio, no el resultado.
Una plataforma pagada y sin uso es un costo. La adopción se mide en el trabajo diario de los equipos.
El diagnóstico define el programa.
Cada área adopta a su ritmo y por sus propias razones. Un programa igual para todos deja fuera a quien más lo necesita.
El cambio se sostiene acompañando.
La resistencia no se vence en una sesión. Se trabaja con práctica diaria y con alguien cerca cuando aparecen las dudas.
En una región, homologar es parte del resultado.
Enseñar la herramienta no basta. El valor aparece cuando los equipos de distintos países trabajan de la misma forma.
Criterios
Preguntas para tu comité antes de renovar licencias.
Las que planteamos a una organización que ya pagó la plataforma y todavía no la usa.
- ¿Qué parte del trabajo diario ocurre realmente en la plataforma que pagas?
- ¿Qué áreas siguen en las herramientas anteriores, y por qué?
- ¿Quién acompaña a los equipos después de la capacitación inicial?
- ¿Tus reportes ya viven en la nueva plataforma o dependen de la anterior?
- ¿Los equipos de cada país trabajan de la misma forma?
Respaldo
Captive acompaña a organizaciones en México desde 2015.
Primera empresa en México en impartir entrenamientos de Google Workspace, cuando todavía se llamaba G Suite. Desde 2015, +400 organizaciones y +80,000 colaboradores capacitados.
Organizaciones que han capacitado a sus equipos con Captive
Preguntas
Preguntas sobre el caso Kärcher.
¿Por qué no bastaba con tener licencias de Google Workspace?
La organización tenía licencias activas, pero la comunicación, la inteligencia de negocios, la operación y la gestión administrativa seguían en Microsoft 365. Sin diagnóstico, formación y acompañamiento, la licencia no cambia la forma de trabajar.
¿Cómo se gestionó la resistencia al cambio?
Con seis meses de formación diaria y acompañamiento práctico sobre el trabajo real de cada equipo, a cargo de especialistas por herramienta.
¿Cómo se capacitó a equipos de varios países?
Con sesiones adaptadas a cada país y horario para los equipos de México y Latinoamérica, y con formas de trabajo homologadas entre ellos.
¿Qué papel tuvo Looker Studio en la transición?
Captive desarrolló tableros automatizados en Looker Studio que integran datos de varias fuentes, incluidas las de Microsoft. Los reportes clave quedaron automatizados y los datos centralizados.
¿Captive acompaña transiciones a Google Workspace en otras organizaciones?
Sí: diagnóstico por área, formación de los equipos en grupos de hasta 20 personas, presencial u online en vivo, y acompañamiento hasta que la nueva forma de trabajo se sostiene.
Otro caso
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